Fonctionnement de la géolocalisation

Il existe deux types de systèmes de géolocalisation : le système de navigation par GPS embarqué et le système de navigation par GSM, fonctionnant avec un téléphone portable. Le premier est plus précis et plus utilisé par les entreprises. Il est composé d’un boîtier doté d’un GPS incorporé dans le véhicule qui transmet les informations du véhicule recueillies par satellite (position, vitesse…) à un serveur.

Dans les deux cas, l’entreprise peut consulter les informations de localisation de sa flotte sur un ordinateur ou depuis n’importe quel terminal connecté à internet. Elle peut ainsi suivre, en temps réel, la position de sa flotte automobile.

Les avantages de la géolocalisation

La géolocalisation est utile pour toutes les entreprises dont les employés sont mobiles (taxis, ambulanciers, commerciaux, livreurs, sociétés de transport etc.) et offre de nombreux avantages :

• Optimisation des déplacements

En localisant sa flotte en direct, l’entreprise peut allouer plus efficacement les moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés. Ainsi, elle peut gérer ses livraisons en temps réel et identifier l’employé le plus proche d’un site pour le diriger vers celui-ci. C’est le cas aussi pour les interventions d’urgence (ex : pannes, accidents). Quant aux sociétés de taxis, elles peuvent attribuer les véhicules disponibles dans le secteur sollicité. Les délais d’intervention sont ainsi réduits et la rentabilité augmentée.

Par ailleurs, il est possible de connaître l’itinéraire idéal en consultant et comparant l’historique des déplacements dans le dispositif de géolocalisation.

• Meilleure facturation des prestations de transport

Grâce à la géolocalisation de la flotte, l’entreprise peut suivre et facturer une prestation de transport (personnes ou marchandises) ou de service directement liée à l’utilisation du véhicule.

• Renforcement de la sécurité des employés et des véhicules

Avec le tracking GPS, il est possible de localiser un véhicule d’entreprise volé. Certains systèmes permettent aussi d’alerter l’entreprise par SMS en cas de choc ou de sortie de zone, et donc d’assurer la sécurité de l’employé. Ils peuvent aussi émettre une alerte pour rappeler au conducteur les entretiens à effectuer pour le véhicule.

• Amélioration de la qualité de service

La géolocalisation en temps réel permet de connaître l’heure d’arrivée précise d’un véhicule pour pourvoir en informer le client (notamment en cas de retard). En diminuant les délais d’intervention et en améliorant la communication, l’entreprise offre un meilleur service et augmente ainsi la satisfaction de ses clients.

• Réduction des coûts

En optimisant les déplacements de ses employés, l’entreprise diminue par la même occasion la distance parcourue des véhicules. Les dépenses en carburant sont donc diminuées. Par ailleurs, en gagnant du temps, la productivité de l’entreprise augmente.

Le système de géolocalisation permet également de faire des économies de communication. A partir de l’écran embarqué, il est possible de communiquer librement avec les employés en déplacement et de leur attribuer les missions.

Enfin, en diminuant le kilométrage et en optimisant les trajets, la géolocalisation peut réduire les coûts d’exploitation des véhicules.

• Impact positif sur l’environnement

La géolocalisation contribue également à réduire les émissions de CO2 en diminuant les distances parcourues et la consommation de carburant.

La réglementation

Lors de la mise en place d’un système de géolocalisation, l’entreprise doit respecter plusieurs règles, sous peine d’être sanctionnée :

• Déclarer au préalable ses intentions de recours à une solution de géolocalisation (GSM ou GPS) à la CNIL. L’entreprise doit préciser la nature des données collectées en fonction de la finalité du dispositif.

• Consulter le comité d’entreprise et informer individuellement chaque salarié de l’installation d’un système de géolocalisation sur son véhicule. Les employés doivent pouvoir accéder aux données enregistrées les concernant.

• Sécuriser l’accès aux données. Seules les personnes habilitées doivent pouvoir consulter les données (mise en place d’identifiants et de mots de passe).

• Prévoir un moyen de désactiver le système de géolocalisation lors d’utilisation du véhicule dans le cadre privé.

• Respecter la durée de conservation des données. En général, les informations collectées ne doivent pas être conservées plus de 2 mois. Cette durée peut atteindre 1 an si la finalité le justifie (ex : optimiser les tournées) et à 5 ans si elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.

• L’outil de géolocalisation ne peut être utilisé :
- pour contrôler le respect des limitations de vitesse ;
- pour calculer le temps de travail des employés si un autre dispositif le permettant est déjà en place ;
- pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat, et les salariés autonomes (ex : VRP) ;
- en dehors du temps de travail de l’employé (ex : temps de pause, trajets domicile-travail…).